De vier stappen van empatisch leidinggeven

Vanochtend bekeek ik het werk van een van mijn medewerkers. Ze heeft precies gedaan wat ik vroeg. Alleen niet wat ik bedoelde. Verlies van tijd! Hoe voorkom je als manager dit tijdverlies? Dat is minder ingewikkeld dan je denkt als je empathisch leidinggeeft. Je verplaatst jezelf in je teamleden. In dit artikel lees je uit welke vier stappen empathisch leiderschap bestaat.

Als leidinggevende heb je een bepaald doel voor ogen. Wil je zeker weten dat doel behaald wordt? Dan heb je antwoord nodig op deze vier vragen:

• Weten je medewerkers wat jij of jouw organisatie wil (kennen)?

• Zijn ze in staat om de taken uit te voeren (kunnen)?

• Weten ze waarom de taken belangrijk zijn (willen)?

• Zijn ze in staat om tot actie over te gaan (durven)?

 

Een herkenbare situatie?

In gesprek met een manager: “Waarom doen ze niet gewoon wat ik vraag? Ik geef een opdracht en dan wordt die niet uitgevoerd zoals ik wil. Volgens mij willen ze gewoon niet”. In ons gesprek werd duidelijk dat deze manager een snelle denker is. Nadeel daarvan: hij was in zijn denkproces steeds ver vooruit op zijn medewerkers. Met als gevolg dat zij hem gewoon niet begrepen. Maar ze wilden wel! Volg je de vier stappen van empathisch leiderschap, dan voorkom je dat je te snel de conclusie trekt dat je team niet gemotiveerd is.

De vier stappen van empathisch leidinggevenAls je de antwoorden op de vragen hierboven zoekt, zet je automatisch ook de vier stappen van empathisch leiderschap.

Stap 1: Kennen

“Die man heeft zoveel ervaring, dat moet hij toch weten!”. Je hebt vast wel eens een vergelijkbare uitspraak gehoord. De man over wie gesproken werd, heeft inderdaad een schat aan ervaring. Alleen was hij op dat moment nog nieuw in de organisatie. Geschreven regels, ongeschreven regels en werkwijzen waren hem nog volledig onbekend. De eerste stap van empathisch leidinggeven begint dan ook met het kijken naar de kennis van je team. Weten zij precies wat zij moeten doen?
Weten zij ook waarom? Hebben zij echt alle kennis die nodig is om de functie in deze organisatie goed uit te kunnen voeren? Iets om eerst eens bij stil te staan.

Stap 2: Kunnen

“Ik geef het op! Ik heb al zoveel instructie gegeven, er ligt een handboek… Het nieuwe systeem wordt gewoon niet of niet goed gebruikt!”. Een nieuw systeem is ingevoerd. Alle medewerkers hebben een klassikale training gekregen. En dan… gebeurt er niets! Medewerkers hebben in de praktijk geen idee waar ze mee moeten beginnen en op welke knop ze waarvoor moeten drukken. Tijdens de training leek het allemaal niet zo moeilijk. Kennis alleen is dus niet voldoende. Je hebt ook de vaardigheid nodig. Je moet het in de praktijk ook kunnen. Een oplossing? Denk aan begeleiding op de werkplek.

Stap 3: Willen

De teamleden begrepen er niets van. Waarom werd er opeens zo strak gestuurd op uren? Ze zetten hun hakken in het zand. Pas na een interne presentatie begrepen ze waarom het nodig was. De prijzen in hun markt stonden onder druk. Wilde het bedrijf mee blijven doen, dan moest er efficiënter en effectiever gewerkt worden. Daar wilde iedereen wel aan meewerken!

Stap 4: Durven

“Ik begrijp er niets van. Iedere keer heeft hij weer een andere smoes!” Een kraanmachinist komt terug van vakantie. Hij bedenkt smoes na smoes om maar niet de hoogwerker in te gaan. Hij weet wat hij moet doen. Hij kan het ook -, dat heeft hij in het verleden bewezen. Eigenlijk wil hij ook wel weer, alleen: hij durft niet meer. In de vakantie heeft hij een ongeluk gehad in de bergen.

Het uitgangspunt van empathisch leidinggeven: inlevingsvermogen

Wil je de vier stappen van empathisch leidinggeven zetten, dan heb je inlevingsvermogen nodig. Als manager kan je gemakkelijk in de valkuil stappen om een opdracht te geven vanuit je eigen denkmodus en belevingswereld. Maar door je goed in te leven in je medewerkers weet je wat hun kennis is, wat ze kunnen en wat hun drijfveren zijn. Door daarop in te spelen, kan je op de juiste wijze de juiste informatie overdragen. Aangepast aan de persoon.

Hoe pak je empathisch leidinggeven aan?

Het begint al bij het nemen van tijd voor je medewerkers. Ga met hen in gesprek. Luister daarbij niet alleen naar de woorden, maar kijk ook wat je non-verbaal ziet. Stel gerichte vragen en vraag door om alle elementen aan de orde te laten komen: Heeft je medewerker genoeg kennis? Is hij in staat om alles uit te voeren? Wil en durft hij ook? Levert de medewerker voldoende input? Wat is de output? Zijn de doelstellingen voldoende helder? En wat doet hij als er problemen naar boven komen? Laat je medewerkers eerst zelf zoeken naar oplossingen. Kom pas met tips als ze daarom vragen. Hiermee bevorder je het zelfsturend vermogen.
En de belangrijkste basisvaardigheid: empathisch luisteren.
Als manager heb ik ontdekt dat luisteren en observeren helpt: alles wat aandacht krijgt, groeit! En dat draagt zeker bij aan mijn wens om resultaat te halen.

Empathisch leidinggeven gemakkelijk?

Met deze vier stappen ben je weer een beetje dichter bij empathisch leidinggeven. Maar vergis je niet: empathisch leiderschap is niet altijd gemakkelijk. Integendeel. Het is iedere dag weer hard werken. Vooral aan jezelf!

Henriette Postma
Directielid, (interim)manager en trainer / coach