Routine vs. innovatie: is jouw organisatiekracht in balans?

We leven in een tijd waarin veranderingen elkaar snel opvolgen en dat vraagt om steeds meer flexibiliteit van managers. Vanuit jouw managementrol als organisator heb je de taak om projecten en processen soepel te laten verlopen. Maar hoe ontwikkel je een gestructureerde en efficiënte werkomgeving zonder dat dit ten koste gaat van het aanpassingsvermogen van je organisatie?

De manager als organisator

Als manager moet je in je werk verschillende rollen aannemen. Eén van die rollen is de rol van de organisator. Je bent als organiserende manager veelal verantwoordelijk voor het aansturen van projecten en processen. Een sterk organisatievermogen is nodig om structuur te bieden, deadlines te halen en ervoor te zorgen dat de juiste middelen op de juiste plaats en tijd beschikbaar zijn. 

Ook ben je waarschijnlijk verantwoordelijk voor het managen van teams of het bijsturen van projecten wanneer dat nodig is. Kortom, als effectieve manager ben jij een betrouwbare stuurman die ervoor zorgt dat alles op rolletjes loopt. 

Het roer moet om

Jouw organisatie loopt dankzij jouw organisatiekracht nu misschien als een goed geoliede machine, maar dat geeft geen garantie voor morgen. Als manager van de toekomst moet je ruimte creëren voor nieuwe ontwikkelingen als AI. Je moet leidinggeven aan een nieuwe generatie medewerkers die anders kijkt naar werk. Je moet bedrijfsresultaten gezond houden in tijden van crisis en hoge inflatie. 

Om ervoor te zorgen dat jouw organisatie ook in de toekomst stabiel blijft, moet het roer om. En dat vraagt wat van jouw rol als organisator. Een sterk organisatievermogen heeft veel voordelen, maar wie te stevig vastgeroest zit in een strak georganiseerde werkomgeving loopt het risico innovatie te belemmeren.

Waar ligt de juiste balans tussen planmatigheid en creativiteit? We zetten de voordelen en valkuilen tegenover elkaar en bespreken een aantal effectieve methodes om jouw organisatiekracht optimaal te benutten.

De voordelen van een sterk organisatievermogen

Ruim aandacht besteden aan het organiseren van projecten en werkprocessen heeft allereerst vele voordelen die je zeker niet uit het oog mag verliezen. We zetten ze voor je op een rijtje:

1. Oplossingen gebaseerd op feiten en logica 

Een sterke organisatie stelt managers en medewerkers in staat om problemen op een gestructureerde en analytische manier aan te pakken. Door feiten en logica als leidraad te nemen, neem je beslissingen op basis van objectieve informatie in plaats van intuïtie of onderbuikgevoelens. Dit vermindert de kans op impulsieve acties en vergroot de kans op effectieve oplossingen. 

Een goede organisator zorgt voor een cultuur waarin problemen systematisch worden aangepakt en waarbij besluitvorming gebaseerd is op betrouwbare gegevens en analyses.

2. Efficiënte en duidelijke werkprocessen

Een duidelijke structuur zorgt voor een efficiënte werkomgeving. Door heldere processen en verantwoordelijkheden te creëren, minimaliseer je de kans op verwarring en fouten. Dit leidt tot hogere productiviteit en tevredenheid onder teamleden. 

Door middel van goede communicatie en het creëren van een ondersteunende omgeving, zorg je ervoor dat iedereen op de juiste koers blijft. Zo wordt er minder tijd verspild aan het ontwarren van processen voordat iedereen aan de slag kan.

3. Geen roekeloze beslissingen

Binnen een vaste structuur worden nieuwe ideeën niet klakkeloos geaccepteerd. Je doet eerst zorgvuldig onderzoek naar de praktische waarde van een nieuw project of proces. Je houdt bestaande procedures in stand voordat je overstapt naar iets nieuws. Zo zorg je ervoor dat je niet snel vast zit aan nieuwe processen die uiteindelijk helemaal niet effectief blijken te zijn.

De valkuilen van een strakke organisatie

Er zitten een aantal haken en ogen aan bovenstaande voordelen wanneer je te veel nadruk legt op een planmatige aanpak. Om jouw organisatiekracht optimaal te benutten, moet je het volgende vermijden: 

1. Gebrek aan ruimte voor emotie

Wanneer je jouw plannen altijd baseert op logica en ze telkens in een vast stramien giet, bestaat het risico dat je de menselijke aspecten van je werk verwaarloost. Dit kan leiden tot een gebrek aan empathie, wat de samenwerking en het opbouwen van sterke relaties kan belemmeren. Terwijl het goed is om beslissingen op feiten te baseren, laat deze aanpak te weinig ruimte over voor teamleden om hun emotionele bezwaren te uiten.

2. Verlammende nauwkeurigheid

Iemand die grondig en nauwkeurig is en alles tot op het kleinste detail van tevoren uitwerkt, loopt het risico het werkproces te vertragen of zelfs te verlammen. Hoewel het belangrijk is om kwaliteit na te streven, kan een te perfectionistische houding leiden tot besluiteloosheid over nieuwe ideeën. Dit vermindert het vermogen van jouw organisatie om snel te reageren op veranderingen.

3. Geen langetermijnperspectief

Een te grote focus op het ontwikkelen en onderhouden van routines brengt het risico mee dat je het langetermijnperspectief uit het oog verliest. Een strak georganiseerde werkomgeving biedt weinig ruimte voor experimenten en creativiteit. Te veel terughoudendheid tegenover het onbekende omdat dit je vertrouwde routines verstoort is slecht voor het innovatievermogen van je organisatie. 

Effectieve methodes voor organiserende managers

Wanneer je de juiste balans weet te vinden tussen een duidelijke structuur en ruimte voor flexibiliteit stelt dat je in staat om jouw team effectief te leiden in zowel de dagelijkse routines, als in tijden van verandering. Er bestaan verschillende methodes die je hiervoor als handvat kunt gebruiken. Zo zorg jij ervoor dat een planmatige aanpak het innovatievermogen van je organisatie niet in de weg staat: 

Adaptief leiderschap

Met adaptief leiderschap behoud je een stabiele koers terwijl je flexibel meebeweegt met nieuwe ontwikkelingen en die gebruikt als inspiratie. Het concept is ontwikkeld aan de Harvard Universiteit door Ronald Heifetz en Martin Linskey. 

De kerngedachte is om de focus van de organisatie naar buiten te richten. Je verkent de omgeving en identificeert relevante ontwikkelingen. Deze analyse vertaal je naar waardevolle kansen binnen je eigen organisatie. Denk hierbij aan nieuwe producten, diensten of processen die passen bij de nieuwe tijden. 

Vervolgens creëer je een netwerk van zowel interne als externe experts bij het ontwikkelen van innovatieplannen. Binnen gestructureerde kaders worden nieuwe ideeën en experimenten uitgedacht en uitgevoerd door experts die dit al eerder met succes hebben geïmplementeerd.

Je ontwikkelt zo een adaptieve strategie, waarbij je jouw organisatiekracht gebruikt om innovatie en verandering op planmatige wijze te implementeren. Je team kan sneller reageren op veranderingen en krijgt de vrijheid om te experimenteren, zonder dat er een gevoel van roekeloosheid ontstaat.

De Eisenhower Matrix

Om het risico op traagheid en besluiteloosheid zoveel mogelijk te verkleinen kun je gebruikmaken van de Eisenhower Matrix. Deze matrix helpt je om prioriteiten te stellen en taken te delegeren. Zo voorkom je dat je te veel tijd besteedt aan het organiseren van bijzaken. 

Met de matrix maak je onderscheid tussen urgent, niet urgent, belangrijk en niet belangrijk. Deze vier waardes zet je op een X- en Y-as tegenover elkaar. Vervolgens verdeel je de doelen en taken over dit kwadrant. Alles wat onbelangrijk is, laat je los. Door met de Eisenhower Matrix planmatig prioriteiten te stellen benut je jouw sterke organisatievermogen op een efficiënte manier.

Lean Six Sigma

Wanneer je jouw organisatiekracht graag gebruikt om de processen binnen je organisatie optimaal te managen, is Lean Six Sigma een uitstekende methode om dit zo efficiënt en effectief mogelijk aan te pakken. 

Bij Lean Six Sigma draait het om het identificeren en begrijpen van problemen in een proces. Dit wordt gedaan door de kernoorzaken van problemen te achterhalen via data-analyse. Vervolgens worden er slimme oplossingen geïmplementeerd om deze problemen aan te pakken.

Door deze methode te gebruiken, kun je de kwaliteit en efficiëntie van processen verhogen, kosten verlagen, klanttevredenheid verbeteren en concurrentievoordeel behalen. Je combineert hiermee jouw kracht als organisator met de rol van de ondernemer en voorkomt dat je blijft hangen in een logge organisatiestructuur.

Ontwikkel jezelf tot een organiserende manager 

Wil jij jezelf ontwikkelen in jouw organisatievermogen op een manier die innovatie bevordert? Bij jouw rol als organiserende manager komen verschillende kennis, vaardigheden en soft skills kijken. Afhankelijk van waar voor jou nog ruimte ligt om te leren, kun je jezelf in deze richting ontwikkelen met een van de volgende opleidingen: 

• Post HBO Procesmanagement en Lean: voor managers die lean methodes willen gebruiken om de processen binnen hun organisatie te verbeteren.
• HBO Module Doelgericht Organiseren: voor managers die op zoek zijn naar tools voor een effectieve indeling van hun werkzaamheden.
• Post HBO Projectmatig Veranderen: voor managers die hun organisatiekracht willen benutten bij het begeleiden van verandering. 

 

Wat voor manager ben jij? Doe de gratis assessmenttool 

Vraag jij je af waar jouw krachten liggen als manager en in welke managementrol jij je nog verder kunt ontwikkelen? Volgens het door ISBW ontwikkelde ManagerOntwikkelModel® zijn er vier rollen die een manager moet beheersen om effectief te zijn: de ondernemer, de coach, de organisator en de leider. Ontdek met onze gratis assessmenttool welke rol jou het beste ligt, wat jouw persoonlijke valkuilen zijn en wat je kunt doen om een (nóg) effectievere manager te worden.