Praktische tips voor projectmanagers: Stevig in je schoenen staan

Een opdrachtgever die geen besluit wil nemen; een stuurgroep waar niet de juiste mensen in zitten; een stuurgroeplid dat niet bij het overleg aanwezig is; projectmedewerkers die niet doen wat er afgesproken is;  projectmedewerkers die niet op komen dagen bij het projectoverleg.
Is dit herkenbaar? Laat dan zien dat je stevig in je schoenen staat en dat je je niet zomaar met een kluitje in het riet laat sturen als je met je opdrachtgever om de tafel zit.

Gebruik hierbij de volgende tips:

Uit het projectmanagement onderzoek van Arras in 2010 bleek dat het gebrek aan commitment van het management één van de hoofdzaken oorzaken is van het uitlopen van projecten.
Als een stuurgroep dus geen besluit neemt, of verantwoordelijkheden steeds weer terug legt bij jou als projectmanager, stel dan de volgende vragen om duidelijk te maken waarom commitment van de opdrachtgever en andere stuurgroepleden zo belangrijk is:

Over eisen & wensen

• wie moet er zorgen dat gebruikers tijd krijgen om eisen & wensen op te stellen?
• wat gebeurt er als de gebruikers aan geven dat zij geen tijd hebben om de specificaties vast te stellen?
• wie moet er voor zorgen dat eindgebruikers tijd krijgen om te testen en te reviewen?
• wie heeft er straks het meeste last van als de specificaties nu niet goed zijn?
• wie kan dat probleem oplossen?
• wie beslist er over wijzigingen in de scope van het project?

Over het stuurgroep overleg:

• wat gebeurt er als niet alle stuurgroepleden bij het stuurgroepoverleg (beslismoment X) aanwezig zijn?
• wie moet dit oplossen?
• en als niet iedereen aanwezig is, wie bepaalt er dan wat er gebeurt?

Over draagvlak:

• wie moet er zorgen voor voldoende draagvlak voor dit project in de organisatie?
• als ik dat moet doen, krijg ik dan bevoegdheid om andere afdelingsmanagers (stakeholders) te vertellen wat zij moeten doen?
• Nee? dus zou het niet beter zijn als u (opdrachtgever) zelf zorgt voor draagvlak bij andere afdelingen/onderdelen?

Over wijzigingen:

• wie keurt wijzigingen goed of af?

Over beschikbaarheid van mensen & middelen

• als de mensen & middelen die ik aangevraagd heb, toch niet voldoende beschikbaar blijken te zijn, of als ze minder hard werken dan verwacht, wie moet er dan voor zorgen dat dit weer op het afgesproken niveau komt?
• Ik? dus dan moet ik de lijnmanagers vertellen dat zij mensen vrij moeten maken!
• Denkt u dat ik daar voldoende bevoegdheid voor heb?

Bevoegdheden

Laat ook duidelijk weten wat de randvoorwaarden zijn om het eind product van het project goed op te kunnen leveren.  Om verantwoordelijkheid te kunnen nemen voor het opleveren van het eindproduct van het project, heb je bepaalde bevoegdheden nodig. Laat dus duidelijk weten welke bevoegdheden dat zijn:
Bijvoorbeeld:

• ik moet de bevoegdheid hebben om mensen en middelen volgens het afgesproken Faseplan aan te sturen
• ik moet zelf beslissingen kunnen nemen over issues en risico's (binnen bepaalde grenzen)
• ik moet zeggenschap hebben over medewerkers die aan het project worden toegewezen

Randvoorwaarden

Welke randvoorwaarden zijn er om het project goed te kunnen uitvoeren? Een randvoorwaarde is iets dat nodig is om het eindproduct op te kunnen leveren, zoals bijvoorbeeld beschikbaarheid van het salesteam, de afronding van een ander project of het wel of niet goedgekeurd worden van een wet.

Andere randvoorwaarden zijn bijvoorbeeld:

• er moet een stuurgroepoverleg komen om het projectvoorstel te bespreken en de (initiatie)fase goed te keuren
• er moet tijd en geld komen voor de inzet van gebruikers

Laat zien dat je stevig op je benen staat en dat je je niet zomaar met een kluitje in het riet laat sturen. Succes met het project!







Door: Rik Pennartz