Een improviserende manager in een weerbare en wendbare organisatie, hoe word je dat?

Ieder jaar organiseert ISBW het Managers Event om managers te inspireren, motiveren en van elkaar te laten leren. De pandemie zorgde dit jaar – net als afgelopen jaar – voor een uitdaging met betrekking tot het organiseren van het event. Maar nog veel meer zorgde het voor een uitdaging voor managers. Sinds maart 2020 wordt er een enorm beroep gedaan op het improviserende vermogen van de managers van werkend Nederland, want ineens werd thuiswerken de norm voor mensen met een kantoorbaan, kwam de zorgbranche enorm onder druk te staan en werd 1,5 meter de norm in bijvoorbeeld distributiecentra.

Het thema voor het Managers Event van 2021 stond dan ook buiten kijf: de improviserende manager. Op 27 mei konden managers en managers in de dop het evenement, dat plaatsvond vanaf Landgoed de Horst in Driebergen, door middel van een livestream bijwonen. Na een welkomstwoord van directeur Rob Rijbroek nam de dagvoorzitter Jan van Setten het stokje over. Hij was tevens een van de sprekers, naast Arko van Brakel en Alexandra van ’t Geloof.

De ondernemende organisatie

Arko van Brakel, expert in ondernemerschap en het bouwen van wendbare, ondernemende organisaties, trapte af met de eerste sessie. Het vraagstuk waarover hij sprak: “Hoe bouw je een ondernemende organisatie, waarin ieders talent belangrijk is en mensen met meer plezier, in goede gezondheid, duurzame topprestaties leveren?” Een groot vraagstuk, waar veel organisaties zich over moeten buigen. Ontwikkelingen zoals de alsmaar toenemende mate van technologie binnen organisaties, start-ups die als paddenstoelen uit de grond schieten en de hoeveelheid generaties op de werkvloer zorgen er namelijk voor dat bedrijven wendbaarder en weerbaarder moeten zijn dan ooit tevoren. Het antwoord zit volgens Arko in de cultuur. “Als je alles te dicht organiseert, kun je niet meer buiten de lijntjes kleuren”, zegt hij. “Men denkt dat je met structuur in staat bent om een beter bedrijf te realiseren, maar met cultuur kun je veel meer bewerkstelligen.” Als ondernemer weet hij uit eigen ervaring hoe je een veilige cultuur creëert. Hij geeft een vijftal tips om een goede cultuur te bouwen:

1. Laat iedere bestuursvergadering iemand van de werkvloer toe, zodat je als bestuur niet meer over mensen praat, maar met mensen. 
2. Zie fouten niet als falen, maar zie het als een kans om te leren. Laat medewerkers bijvoorbeeld op “fuck-up Friday” hun grootste blunder van de week delen om te onderstrepen dat proberen en innoveren van groot belang is, ook als zaken mislukken. En doe als manager natuurlijk zelf ook mee.
3. Presenteer informatie transparant en zorg dat het voor medewerkers te begrijpen is. Visualiseer cijfers bijvoorbeeld op een tastbare, aantrekkelijke manier in een overzichtelijk dashboard.
4. Faciliteer in conflicten, maar blijf weg van het optreden als scheidsrechter. Geef liever een lunchbon aan de medewerkers die het conflict hebben en laat ze pas terugkomen als het opgelost is.
5. Bouw een supportsysteem – een open feedbackcultuur – waarbij iedereen weet dat hij/zij gesteund wordt.

“Wordt continu een beetje beter, zet elke dag een stap”, geeft Arko ten slotte mee.

De ambidextere manager

Als tweede spreker stapte Alexandra van ’t Geloof het podium op. Zij nam ons mee in de wereld van de ambidextere manager: een manager die zijn/haar professionals aanstuurt in het werk van vandaag, en tegelijkertijd de innovatie voor de toekomst aanjaagt. “Er zijn drie factoren die hierbij van cruciaal belang zijn binnen een organisatie: autonomie, verbondenheid en competentieontwikkeling”, zegt Alexandra. Ze haalt hierbij het PERMA-model van Martin Seligman aan, een theoretisch model dat helpt om de verschillende elementen van geluk te begrijpen.

• Positive feelings (positieve emotie) – het is belangrijk dat medewerkers goed in hun vel zitten en zich verbonden voelen met de organisatie, collega’s en hun manager.
• Engagement (betrokkenheid) – wanneer medewerkers hun flow vinden, zitten zij veel lekkerder op hun werkplek. Zet medewerkers daarom in daar waar hun kracht ligt.
• Relations (relaties met anderen) – onderlinge relaties tussen collega’s zijn cruciaal voor werkgeluk. Het is daarom belangrijk dat je oprechte interesse hebt in medewerkers en moeite doet om hen beter te leren kennen.
• Meaning (doelbewust bestaan) – mensen die werken bij een organisatie waarvan de kernwaarden passen bij hun persoonlijke waarden, ervaren meer werkplezier. Een mooi onderwerp om het gesprek over aan te gaan met jouw teamleden.
• Achievement (uitdaging en prestatie) – haalbare maar uitdagende doelstellingen motiveren medewerkers. Een tip is dus om medewerkers zelf doelstellingen te laten opstellen, zodat zij er 100 procent achter staan.

Naast deze vijf factoren, benadrukt Alexandra nog één ding: “Om wendbaar en weerbaar te zijn, is veel energie nodig. Vitaliteit – gezond eten, goed slapen, genoeg bewegen – is daarom onmisbaar.”

Het gat tussen intentie en gedrag

Als laatst was de beurt aan Jan van Setten. Zijn sessie draaide om het dichten van het gat tussen intentie en gedrag. Hoe laat je medewerkers met plezier de beste versie van zichzelf zien? De sleutel zit in het anders durven kijken naar dezelfde dingen, en daarin durven leiders volgens Jan voorop te gaan. Het heeft alles te maken met mindset. “Waarom beoordelen we onszelf vaak op intentie – we hebben het met goede bedoelingen gedaan – maar een ander op gedrag – waarom doe je dat zo?”, vraagt Jan zich af. Hier moet een shift in plaatsvinden, waarin managers voorop kunnen gaan. Want wat nou als zij medewerkers beoordelen op hun intentie, de motivatie waarom zij een bepaalde keuze hebben gemaakt of een bepaalde actie hebben ondernomen? Ongeacht of het tot een succes heeft geleid en of het in jouw optiek, als manager, de juiste keuze was. Dit zorgt voor een cultuur waarin men het heft in eigen handen durft te nemen en autonomie ervaart. Aan de manager vervolgens de taak om medewerkers te stimuleren om zelf met een oplossing te komen wanneer zij een probleem ervaren of hen te helpen om een situatie actief te accepteren. Oftewel: het is wat het is, hoe kunnen we dingen bedenken die bij de situatie passen én het beter en leuker maken? En dat is precies de mindset die managers de afgelopen tijd – tijdens de pandemie, een tijd van grote veranderingen binnen bedrijven – ook nodig hebben gehad en waarmee dus al flink geoefend is.

De titel ‘meest improviserende manager’ gaat naar…

Het Management Event zou niet compleet zijn zonder het benoemen van de Manager van het Jaar; dit jaar de meest improviserende manager. Aan Rob Rijbroek de eer om deze titel uit te reiken, en wel aan Miru Schuurman. Zij is Hotel Operations Manager bij NH Conference Centre Leeuwenhorst. Welverdiend. Haar veerkrachtigheid en positieve mindset lieten zien dat zij, samen met haar team, alles aan kan. “Ik ben enorm vereerd dat ik deze titel krijg, maar wil benadrukken dat ik dit helemaal aan mijn team te danken heb. We hebben het écht met z’n allen gedaan: de uitdagende tijd binnen de hotellerie hebben we samen omgekeerd door er kansen in te zien en er nieuwe business uit te halen. Zonder hen was dat nooit gelukt.” 

De coronapandemie heeft het belang van improvisatie en flexibiliteit op de werkvloer onderstreept. Het heeft veel gevraagd van medewerkers, maar evengoed van managers. En de komende tijd zal dat niet anders zijn. ISBW hoopt met dit event managers geïnspireerd te hebben, zodat zij met frisse energie de komende periode kunnen aangaan. En dat zowel zijzelf als zeker ook hun team hun werkgeluk verhogen, zich vrij voelen om te innoveren en de ruimte krijgen én plezier hebben in het improviseren.